Website how2be.digital und Plattform qk5.me · Stand: 28.09.2026
Mit der folgenden Datenschutzerklärung möchten wir Sie darüber aufklären, welche Arten Ihrer personenbezogenen Daten (nachfolgend auch kurz als „Daten“ bezeichnet) wir zu welchen Zwecken und in welchem Umfang verarbeiten. Die Datenschutzerklärung gilt für alle von uns durchgeführten Verarbeitungen personenbezogener Daten, sowohl im Rahmen der Erbringung unserer Leistungen als auch innerhalb externer Onlinepräsenzen, wie z. B. unserer Social-Media-Profile. Sie umfasst insbesondere unsere beiden Onlineangebote:
Wo sich die Verarbeitung zwischen Website und Plattform unterscheidet, weisen wir darauf im jeweiligen Abschnitt ausdrücklich hin.
how2be.digital
Inhaber: Dipl. Kfm. Matthias Zalewski
In der Hamm 15
52445 Titz
Deutschland
E-Mail-Adresse: anfrage@how2be.digital
Die nachfolgende Übersicht fasst die Arten der verarbeiteten Daten und die Zwecke ihrer Verarbeitung zusammen und verweist auf die betroffenen Personen.
Im Folgenden teilen wir die Rechtsgrundlagen der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) mit, auf deren Basis wir die personenbezogenen Daten verarbeiten.
Um unsere Onlineangebote sicher und effizient bereitzustellen, nutzen wir zwei Hosting-Anbieter mit Sitz und Rechenzentren in Deutschland. Mit beiden besteht ein Vertrag über die Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO. Eine Übermittlung in Drittländer findet durch das Hosting nicht statt. Rechtsgrundlage ist unser berechtigtes Interesse an einer sicheren und stabilen Bereitstellung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) bzw. die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
Unsere Website, die Domainverwaltung (DNS) unserer Domains how2be.digital und qk5.me sowie unsere E-Mail-Postfächer werden von der IONOS SE, Elgendorfer Str. 57, 56410 Montabaur, Deutschland, bereitgestellt. Die Daten der Website (einschließlich der Daten der Reichweitenmessung) werden in Rechenzentren von IONOS in Deutschland verarbeitet. E-Mails, die wir oder die Plattform versenden (z. B. Benachrichtigungen, Zugangsdaten, Terminbestätigungen) oder empfangen, werden über die Mailserver von IONOS übertragen und dort gespeichert.
Datenschutzerklärung von IONOS: https://www.ionos.de/terms-gtc/terms-privacy
Die Plattform wird auf einem Server der Hetzner Online GmbH, Industriestr. 25, 91710 Gunzenhausen, Deutschland, betrieben. Der Server steht in einem Rechenzentrum in Nürnberg (Deutschland). Dort werden die Anwendung, die Datenbank sowie alle in der Plattform hochgeladenen Dateien gespeichert und verarbeitet.
Datenschutzerklärung von Hetzner: https://www.hetzner.com/de/legal/privacy-policy
Bei jedem Zugriff auf die Website oder die Plattform werden beim jeweiligen Hosting-Anbieter technisch notwendige Zugriffsdaten erfasst (IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Statuscode, übertragene Datenmenge, Browsertyp und Betriebssystem, ggf. Referrer). Diese Daten dienen ausschließlich der Gewährleistung eines sicheren und stabilen Betriebs sowie der Fehleranalyse und werden nach kurzer Zeit automatisch gelöscht (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Zum Schutz vor Datenverlust wird die Datenbank der Plattform täglich auf dem Server gesichert; die Sicherungen werden nach sieben Tagen überschrieben. Zusätzlich nutzen wir die Server-Sicherung von Hetzner, die ebenfalls in Deutschland gespeichert und rollierend überschrieben wird. Die Website wird im Rahmen der Leistungen von IONOS gesichert.
Anfragen, die Sie über Formulare auf der Website stellen (z. B. Terminanfragen oder den Digital Readiness Check), werden verschlüsselt an die Plattform übermittelt und dort weiterbearbeitet. Website und Plattform liegen auf unterschiedlichen Domains; Cookies der Website sind für die Plattform nicht lesbar und umgekehrt.
Wir treffen nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben unter Berücksichtigung des Stands der Technik, der Implementierungskosten und der Art, des Umfangs, der Umstände und der Zwecke der Verarbeitung sowie der unterschiedlichen Eintrittswahrscheinlichkeiten und des Ausmaßes der Bedrohung der Rechte und Freiheiten natürlicher Personen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um ein dem Risiko angemessenes Schutzniveau zu gewährleisten. Dazu gehören insbesondere:
Für die Nutzung der Plattform wird ein Nutzerkonto angelegt, entweder durch uns im Rahmen der Zusammenarbeit oder durch Ihre Registrierung. Dabei verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Rollen und Berechtigungen sowie die Inhalte, die Sie in der Plattform erstellen oder hochladen. Zur Nachvollziehbarkeit protokolliert die Plattform wesentliche Aktionen (z. B. Freigaben, Änderungen an Dokumenten). Rechtsgrundlage ist die Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Die Daten werden gelöscht, sobald das Konto aufgelöst wird und keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Soweit Kunden die Plattform nutzen, um eigene Daten (z. B. Daten ihrer Mitarbeitenden, Kunden oder Kontakte) zu verarbeiten, handeln wir insoweit als Auftragsverarbeiter nach Art. 28 DSGVO. Verantwortlicher ist in diesem Fall der jeweilige Kunde; Grundlage ist ein mit ihm geschlossener Vertrag über die Auftragsverarbeitung. Betroffene Personen wenden sich zur Wahrnehmung ihrer Rechte bitte vorrangig an diesen Kunden.
Wir verwenden einen technisch notwendigen Cookie (how2be_consent), um Ihre Auswahl im Cookie-Hinweis zu speichern. Dieser benötigt keine Einwilligung. Nicht notwendige Verarbeitungen (insbesondere die nachfolgend beschriebene Reichweitenmessung) finden ausschließlich nach Ihrer Einwilligung statt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen (Schaltfläche unten links) mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Die Plattform verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, insbesondere ein Sitzungs-Cookie, das Sie nach der Anmeldung angemeldet hält und mit dem Ende der Sitzung bzw. der Abmeldung ungültig wird. Die mobile Web-App kann Daten lokal in Ihrem Browser zwischenspeichern, damit sie schneller lädt. Hierfür ist nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDG keine Einwilligung erforderlich; Rechtsgrundlage der damit verbundenen Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. lit. f DSGVO. Auf der Plattform findet keine Reichweitenmessung und kein Tracking statt.
Zur statistischen Auswertung der Nutzung unserer Website how2be.digital setzen wir ein eigenes, selbst gehostetes Analyse-Tool ein. Es werden keine Daten an Dritte übermittelt. Die Erfassung erfolgt nur, wenn Sie zuvor eingewilligt haben.
how2be_guest (Laufzeit 90 Tage) zur Wiedererkennung wiederkehrender Besuche.Wenn Sie in der mobilen Web-App Push-Benachrichtigungen aktivieren, speichern wir eine von Ihrem Browser erzeugte Empfangsadresse. Die Zustellung der Benachrichtigung erfolgt über den Push-Dienst Ihres Browser- bzw. Betriebssystemanbieters (z. B. Google, Apple, Mozilla); dieser kann dabei Ihre IP-Adresse und den Zeitpunkt der Zustellung verarbeiten, ggf. auch in den USA. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO), die Sie jederzeit durch Deaktivieren der Benachrichtigungen in der App oder in Ihren Browsereinstellungen widerrufen können.
Website und Plattform einschließlich Datenbanken und Dateien werden ausschließlich in Deutschland gehostet. Sofern wir Daten in einem Drittland (d. h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) verarbeiten oder die Verarbeitung im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter stattfindet, erfolgt dies nur im Einklang mit den gesetzlichen Vorgaben. Dies ist insbesondere beim nachfolgend beschriebenen Einsatz von Künstlicher Intelligenz der Fall. Vorbehaltlich einer ausdrücklichen Einwilligung verarbeiten wir Daten in Drittländern nur auf Basis geeigneter Garantien, wie z. B. den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 DSGVO).
Zur Erbringung und Optimierung unserer Beratungsleistungen sowie zur Automatisierung von Plattformprozessen setzen wir umfassend Technologien der künstlichen Intelligenz (KI) ein. Dies betrifft insbesondere die Verarbeitung und Analyse von Daten, die Sie uns im Rahmen unserer Zusammenarbeit zur Verfügung stellen.
Konkrete Anwendungsfälle umfassen, sind aber nicht beschränkt auf:
Die Steuerung der KI-Prozesse, die Speicherung der Ergebnisse und aller Verläufe erfolgt auf unserem Server in Deutschland. An einen KI-Anbieter wird jeweils nur der für die konkrete Aufgabe erforderliche Ausschnitt übermittelt.
Wir verfolgen eine Multi-Provider-Strategie. Das bedeutet, dass nicht pauschal alle Ihre Daten an alle unten genannten Anbieter übermittelt werden. Stattdessen nutzt unsere Plattform ein dynamisches Routing-System. Je nach Datentyp, Mandanten-Konfiguration und spezifischem Einsatzzweck (z. B. Sprach-Transkription, komplexe Textanalyse oder Web-Recherche) wählt das System den am besten geeigneten Endpunkt aus.
Bei der Nutzung dieser Dienste können Ihre Daten an die Server der folgenden Anbieter übermittelt werden:
Anbieter in der Europäischen Union (EU):
Anbieter in den USA:
Anbieter in China:
Die USA und China gelten aus Sicht des europäischen Datenschutzes als Länder mit einem potenziell geringeren Datenschutzniveau. Für China besteht kein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission; für die USA gilt ein solcher Beschluss (EU-US Data Privacy Framework) nur für Unternehmen, die danach zertifiziert sind. Trotz des Abschlusses von Standardvertragsklauseln (SCCs) und technischer Maßnahmen kann das Risiko bestehen, dass staatliche Sicherheitsbehörden in diesen Ländern Zugriff auf die verarbeiteten Daten erlangen, ohne dass Ihnen hiergegen effektive Rechtsmittel zur Verfügung stehen. Durch Ihre Einwilligung stimmen Sie diesem Drittlandtransfer ausdrücklich zu.
Um das Risiko für Ihre personenbezogenen Daten bei der Nutzung von KI-Modellen (insbesondere im Drittlandtransfer) auf ein Minimum zu reduzieren, wendet unsere Plattform das Prinzip der Datenminimierung (Art. 5 Abs. 1 lit. c DSGVO) strikt an. Hierfür setzen wir eine automatisierte Erkennung und Schwärzung sensibler Daten (PII-Redaction) ein, die auf unserem Server in Deutschland läuft. Hochsensible Informationen wie IBANs, Kreditkartennummern oder Sozialversicherungsnummern werden vom System blockiert oder durch Platzhalter (z. B. [IBAN_REDACTED]) ersetzt, bevor der Text an einen externen KI-Provider übermittelt wird.
Wir orientieren uns an den Grundsätzen der europäischen KI-Verordnung (EU AI Act) für einen sicheren und transparenten Umgang mit Künstlicher Intelligenz:
Die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten und vertraulichen Unternehmensinformationen durch die genannten KI-Dienste erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO für die Datenübermittlung in Drittländer (USA und China).
Sie erteilen diese Einwilligung aktiv, indem Sie bei der Kontaktaufnahme, der Registrierung für eine Dienstleistung oder im Rahmen des Dienstleistungsvertrages ein entsprechendes Kontrollkästchen aktivieren und damit bestätigen, diesen Passus zur Kenntnis genommen und akzeptiert zu haben. Ohne Ihre Einwilligung findet keine Verarbeitung Ihrer Daten durch die genannten KI-Dienste statt. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.
Bei der Kontaktaufnahme mit uns (z. B. per E-Mail, Telefon, Kontaktformular oder über die Plattform) werden die Angaben der anfragenden Personen verarbeitet, soweit dies zur Beantwortung der Kontaktanfragen und etwaiger angefragter Maßnahmen erforderlich ist. Dies erfolgt zur Erfüllung unserer (vor-)vertraglichen Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO). Wie oben beschrieben, können diese Anfragen mithilfe von KI-Systemen verarbeitet werden, was Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO) voraussetzt.
Wir unterhalten Onlinepräsenzen innerhalb sozialer Netzwerke, um mit den dort aktiven Nutzern zu kommunizieren und über unsere Leistungen zu informieren. Dabei können Daten der Nutzer außerhalb der Europäischen Union verarbeitet werden. Für eine detaillierte Darstellung der jeweiligen Verarbeitungen und der Widerspruchsmöglichkeiten verweisen wir auf die Datenschutzerklärungen der jeweiligen Betreiber.
Die von uns verarbeiteten Daten werden nach Maßgabe der gesetzlichen Vorgaben gelöscht, sobald die zur Verarbeitung erlaubten Einwilligungen widerrufen werden oder sonstige Erlaubnisse entfallen (z. B. wenn der Zweck der Verarbeitung entfallen ist). In der Plattform gelöschte Dateien werden zunächst in einen Papierkorb verschoben und aus diesem endgültig entfernt; in den Datensicherungen verbleiben sie bis zu deren turnusmäßiger Überschreibung. Sofern Daten nicht gelöscht werden, weil sie für andere und gesetzlich zulässige Zwecke (z. B. handels- oder steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten) erforderlich sind, wird deren Verarbeitung eingeschränkt.
Ihnen stehen als Betroffene nach der DSGVO verschiedene Rechte zu:
Wir bitten Sie, sich regelmäßig über den Inhalt unserer Datenschutzerklärung zu informieren. Wir passen die Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen der von uns durchgeführten Datenverarbeitungen dies erforderlich machen. Wir informieren Sie, sobald durch die Änderungen eine Mitwirkungshandlung Ihrerseits (z. B. eine erneute Einwilligung) oder eine sonstige individuelle Benachrichtigung erforderlich wird.
© 2026 how2be.digital – Dipl. Kfm. Matthias Zalewski. Alle Rechte vorbehalten. Teile dieses Rechtstextes wurden mit dem Datenschutz-Generator von Dr. Schwenke erstellt.